Важным (иногда определяющим) шагом к успешному вхождению в проектную деятельность становится составление проектного предложения, или проектной заявки. Они имеют строго регламентированную форму и структуру, установленную финансирующей организацией, и, как правило, составляются либо на английском языке, либо на языке страны, предоставляющей финансирование. В мировой практике существует понятие «dead line» (конечный срок подачи заявки, который обычно конкретизирован вплоть до указания часа, например: 18 часов 30 сентября 2004 года). Материалы, поступившие к организатором конкурса позже этой даты, не рассматриваются.

Составление хорошей проектной заявки является настоящим искусством. Текст должен быть предельно кратким и в смысловом отношении полностью соответствующим поставленным вопросам.

При его составлении следует использовать именно ту лексику, которая заложена в шаблоне заявки, поскольку она отражает направления деятельности, поддерживаемые организацией, объявившей конкурс.

Как правило, в текст заявки включаются:

·         краткий анализ ситуации, перечень противоречий и проблем, на преодоление которых предполагается направить проектную деятельность участников;

·         социальное назначение (миссия) проекта, его цель и задачи;

·         круг участников проектной деятельности (организаторы и целевые группы);

·         виды активности;

·         ожидаемые результаты;

·         перечень партнеров, готовых поддержать проект;

·         предполагаемые источники основного и дополнительного финансирования;

·         критерии оценки хода и результатов проекта;