·         Достоверность.

·         Актуальность.

·         Убедительность.

·         Полнота.

Общие функции официальных документов:

·         Информационная, т.е. они сохраняют информацию;

·         Социальная, т.е. является необходимым в общественной жизни элементом;

·         Коммуникативная, т.е. является средством общения, например, между учреждениями: акт о проверке…;

·         Культурная, т.е. передача от поколения к поколению культурных традиций;

Специальные функции:

·         Управленческая, т.е. является средством управления, например, приказ, распоряжение;

·         Правовая, т.е. регулируют правовые отношения, например, доверенность;

·         Функция исторического источника: по документам можно судить о развитии общества.

Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов: автор документа, адресант, подпись, дата, номер документа, гриф учреждения, печать. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе называются формуляром документа. Формуляр определяется стандартами государства. В России современные требования к оформлению документации зафиксированы в государственных стандартах (ГОСТ). Ко всем документам предъявляются требования по трем параметрам:

·         Структура;

·         Смысловое наполнение;

·         Языковое оформление.

Приемы унификации языка служебных документов.