Подготовка педагога к собранию заключается в следующем: преподаватель заранее опрашивает детей о том, собираются ли их родители прийти на встречу, и примерно рассчитывает время, которое он должен отнести на одну беседу. Далее он составляет список всех учащихся и делает для себя пометки: положительные стороны учащегося, что и как можно улучшить, каких результатов можно ожидать от ребенка к концу года, вопросы и пожелания родителям и детям и т. д. Задача педагога состоит в том, чтобы предоставить родителям объективную информацию, задать необходимые вопросы и вдохновить родителей на дальнейшую совместную работу.

Собрание в форме собеседования целесообразно проводить примерно в середине каждого полугодия или триместра (как в Англии), когда дети уже достигли определенных результатов, но до подведения итогов есть время что-то изменить и улучшить. В день проведения подобного собрания занятия обычно проходят по сокращенной программе, с тем чтобы педагоги смогли подготовиться и не чувствовали большой усталости к концу дня.

К положительным моментам такого вида собраний обычно относят возможность обсудить достижения ребенка с каждым педагогом. Как правило, в первую очередь родители находят время побеседовать с педагогами по основным предметам, но именно учителя таких дисциплин, как музыка, рисование, физкультура и т. д., могут помочь родителю в ранней профориентации ребенка, выборе кружка и т. д. Эта форма проведения собрания предоставляет уникальную возможность для родителей обсудить со всеми учителями успехи, трудности и способности ребенка, поговорить о его будущем выборе профессии. К отрицательным моментам обычно относят невозможность решить организационные вопросы, поблагодарить родителей, отметить успехи учеников и др. Возможно, такая встреча потребует от учителя более тщательной подготовки и займет больше времени, чем обычное традиционное собрание.

А можно просто вывесить на доске различные варианты составленных таблиц, с тем чтобы участники при необходимости сделали для себя пометки. В этом случае обсуждение можно не проводить.