§   Выясните, не проводятся ли аналогичные вашему по целям мероприятия — вы могли бы привлечь их участников.

§   Разработайте рекламные материалы. Проверьте вместе с выступающими, чтобы описания их области интересов, личных заслуг, должностей и темы выступления были указаны правильно.

§   Планируйте эффективную рекламную компанию с высокой степенью информированности потенциальных участников в вашем мероприятии.

§   Разработайте план действий на случай непредвиденных обстоятельств. Будьте готовы к возможным неприятностям, но не впадайте в панику! Продумайте варианты действий в случае непредвиденных осложнений: болезни выступающих, проблемы с арендованным для конференции помещением, забастовки железнодорожников и т. д.

Ближе к мероприятию

§   Разошлите информацию о конференции своей целевой аудитории не позже чем за шесть недель, а в идеале — за три месяца до начала мероприятия. Имейте в виду, что это нужно сделать со значительным запасом времени, но не слишком рано, чтобы ваше мероприятие не казалось слишком отдаленным по времени.

§   Рассмотрите различные формы рекламы, включающие статьи в специализированных журналах, посвященных обучению и бизнесу, вставки в журналы и электронную почту. Печать материалов должна быть организована за два месяца до того, как они потребуются, чтобы уложиться в сроки. Проверьте даты готовности печатных материалов.

§   Рассмотрите вопрос публикации статьи в журнале, освещающем тему вашей конференции и рекламирующем ее.

§   Будьте осторожны при затратах на рекламу. Цены в этой области легко «зашкаливают».

§   Активно поработайте с администрацией арендованного помещения. Определите, кто из сотрудников может помочь вам все спланировать и кто будет там в назначенный день. Разберитесь с деталями, включая получение информации о повестке дня выступающими и участниками. Обсудите с управляющим площадки возможные случайности, опыт и варианты действий администрации на случай непредвиденных обстоятельств.