Что можно узнать о фирме, рассматривая визитку ее руководителя или сотрудника? Можно узнать о том, находится ли организация в центре города или на его окраине, а также имеет ли она собственное здание или арендует помещение. Наличие номеров внутренней телефонной связи указывает на то, что у фирмы есть собственный коммутатор, а значит, она является солидной и располагает многочисленным персоналом.

Существуют стандартные визитные карточки (вручаются для формального представительства, без выраженного настроя на продолжение знакомства) и визитки для специальных целей, например, визитки для более близкого знакомства, на которых вместе со служебными указываются также личные телефоны - телефоны квартиры и дачи. Но в России часто пользуются визитками первого типа, на которых при желании партнер может подписать телефоны своей квартиры или дачи. В деловой среде не принято специально просить своего собеседника это сделать, но если в знак особого доверия и расположения он совершает такой жест, это очень ценится.

На деловые встречи и переговоры приглашаются деловые партнеры: основной представитель и сопровождающие его лица. Деловые встречи и переговоры - это официальные мероприятия, поэтому к четкости их организации предъявляются особые и строгие требования. Детально прорабатывается цель встречи и ее содержание, подготавливаются соответствующие документы. Планируется временной регламент (дата, время и продолжительность встречи).

Большое значение имеет оформление переговорных комнат, имеющихся во многих организациях и учреждениях. Такие встречи желательно проводить в просторных, светлых помещениях. При цветовом оформлении переговорных комнат не стоит увлекаться преимущественно белым цветом, как это делается в некоторых организациях, сделавших так называемый евроремонт. Белый цвет является неинформативным и «холодным» цветом. Следует также избегать частых бликов красного цвета, вносящего напряженность и для многих символизирующего противостояние, конфликт и борьбу. Лучшие цвета - нейтрально-серый, светло-коричневые оттенки дерева, светло-зеленые с оттенками желтого. Большинство людей хорошо реагируют на рассеянный желтый цвет, поскольку это цвет, ассоциирующийся с теплом и непалящим солнцем.